1. 請拋棄Word2003，因為你的快速樣式列表超出你的控制范圍。（自然，請多用樣式，不要手工改每個地方。）

2. 請不要在老師給的模板上改，除非你論文能一次成型之后完全不會有改動，因為你可能會失去很多自動化的途徑。請重新建立一個docx新文件，老師的模板可以參考各項頁邊距的設置，當你拿到的論文要求里沒有說明某些數值時，參考該模板就可以了。

3. 一定不要拿Word格式去打印店！不但你要調可能在打印店造成的排版問題，你還會耽誤后面排隊等待打印的同學的時間，在打印店你未必也能很快把格式改好。請保存成PDF再去打印店。

下面開始本文的正題。首先要說明的是，一般情況下，論文標準導師都會給的很詳細，或者有一個小冊子上會有說明，哪些地方該是多少磅、多少字號等。而我的說明主要都以默認設置為例。

首先，為了打印到一張A4紙上，我們需要知道A4的尺寸。然后就是頁面邊距設置出場的時候了。

左右邊距、上下邊距、頁眉頁腳距邊界，是在頁面設置里可以調的幾個地方。

這些數據的意思分別是：

頁面設置就那幾個數據需要注意，接下來的節(Section)是Word里非常好用的一個概念。這和寫文章的“章節”不是一個意思，而是Word對文檔的邏輯分割。

只要設置了不同的節，章節編號、頁眉和頁腳、乃至上面說到的頁面設置完全都可以互不干擾地存在于一篇文章之中。

有些專業的同學論文基本只要A4就夠了，而有些專業的同學可能要在A3紙上畫工程圖等，可以在插圖之前設置一個分節符，然后在新的一節的新頁面上，將頁面設置調節為A3紙和恰當的邊距。這樣一個docx文檔中就存在了多個不同紙型。

如果需要目錄使用i、ii、iii這樣的頁碼，正文使用1、 2、3這樣的頁碼，這些需求都可以將文章不同部分分屬不同的節來輕松解決。

事實上，不同節頁眉和頁腳也可以設置為和前一節相同，這樣就算多分了節也不會有壞事。推薦大家最少把封面、目錄、摘要、索引、正文、附件等內容分別放到不同的節中。

首先把光標定位到頁面任何一個需要分節的地方，在如下地方找到分隔符按鈕，點擊即可。

最常用的就是在新的一頁上開始新的一節了，大多情況下選它即可。如果是作家要將章節分節，可能需要設置新節從奇數頁（或者偶數頁）開始，這樣打印出來的書上每一章的第一頁都是在翻開書的右邊（或左邊）了。

按下之后就能看到所有的Word內部排版標識符。

最好自己體會一下光標在某個地方，按Backspace或者Del刪除的感覺，就知道那個分節符具體是怎么回事了。

下圖為一張A4+一張A3的紙型在兩節中的搭配。

前面說了頁面設置和節，下面就該調整文字段落對應的樣式了。

雖然Word有一些自動更正、按下Tab縮進、按兩下空格自動首行縮進兩字符、輸入一個1.再按空格可以自動編號……諸如此類的小功能，不過把它們先全部忘掉吧。

首先在規劃一篇文章的時候，只需要調整好各個樣式就行了。

一個樣式可以管理的內容有：

Word有很多內建樣式，但是它幾乎不會恰好符合畢業論文的要求，所以必需要自己設置。主要看字體、段落兩項，推薦再設置下快捷鍵一項，至于其他的完全不要去碰（除非論文要求正文使用3D特效或者把9寫作⑨），那個編號雖然看著很誘人但不要管它，因為它會增加你的樣式復雜程度（加編號的、不加編號的樣式太多了）。

樣式設置有一個指導原則：當且僅當一篇文檔里的某種類型的文字會持續重復出現時，才把這種文字具有的特性作為樣式設置出來，如果沒有對應的樣式再新建一個。

Word2003的doc樣式管理非常混亂，即使把2003編輯后的doc拿來2007下轉換成docx也不會有絲毫好轉。如下是一個doc的典型混亂的樣式列表。

顯然，這樣的樣式嚴重缺乏可讀性。

在Word中，按Ctrl+Alt+Shift+S，打開樣式列表，這里顯示的是默認的快速樣式庫，大部分不用去管它。

首先在“正文”上點擊右鍵，選擇修改，修改正文的樣式。點擊彈出對話框中左下角的格式，分別對字體、段落、快捷鍵上進行修改。下面會主要說一下字體和段落兩個對話框，熟悉的同學可以直接略過看第三節。

字體的高級設置里有些擴展的內容，在設置樣式的時候，除非論文格式明確要求，否則不要改默認值。

在老師給的模板里常會有一些設置了字體高級設置。僅在這個時候才需要記錄下舊模板中這個高級標簽下的數據，對著設置到我們的文檔的字體設置中。但是那樣特殊的文字一般不會重復出現，所以根據樣式設置的指導原則，不要為了老師給的文檔模板中某些特別的文字而特意設置樣式。

段落設置需要改的東西要多一些。第一個標簽頁下倒是沒什么，對照著選項一個個改就行了：對齊方式（居中、兩段對齊、左對齊），左右縮進和首行縮進（不推薦為“正文”樣式設置首行縮進2字符，后面會說），段前段后行距和多倍行距。

一般畢業論文會要求段前段后空多少“磅”或者多少“行”，這都是Word中文版能識別的單位。

注意，Word中段前2行指，正文與前面的正文之間空了2行或更多行。段后空1行也是一樣。段落間實際空行數取前一段段后 和后一段段前的最大值。也就是說，上面示意的兩個相同段落放在一起時，段與段之間只會空2行，而不是3行。且如果前一個段落后要空4行，那么這一段前空2 行就不生效了。

行數指頁面設置中定義的行距，默認一頁會分割好一定行數（即文檔網格）。

第二個標簽頁下有些好用的功能，特別說一下：

其他功能都不用改，也就不解釋了。

在第一張圖所示的格式按鈕下選快捷鍵即可。按快捷鍵可以讓光標所在段落立刻應用上該快捷鍵對應的樣式。一般我的設置是：

正文Ctrl+0，一級標題Ctrl+1，二級標題Ctrl+2，…，四級標題Ctrl+4

更多的快捷鍵也不怎么常用了。當然，不用快捷鍵，在快速樣式列表中手動選取也是可以的。

上面提到正文不要設置首行縮進2字符，因為正文是最主要的默認樣式，很多樣式都基于正文的，比如表格里的文字也是正文，這樣會導致所有表格內容都首行縮進2字符，手動調節變得非常麻煩。

為此，一般再新建一個“縮進正文”樣式，點擊Ctrl+Alt+Shift+S打開的樣式框的左下角按鈕，打開新建樣式對話框。

基準當然是正文，類型不用管就選段落，后續段落指，當你在此樣式最后。

前兩篇的內容是頁面設置和樣式設置，其實這個時候就可以開始寫正文了，文章推薦采用這樣的設置：

為了以后擴充方便，最好在正文前后都預留出一個節來。此時，將光標停在正文處即可開始輸入論文內容。

注意：要輸入的內容只是不需要自動化生成的內容。所有編號、圖表題注此時完全不要寫，也絕不要利用Word自動更正的編號功能（即輸入一個”1.”然后按空格自動編號）。

例如，可以先輸入幾個標題內容，然后分別將它們全應用”標題1″樣式（記得用Ctrl+Alt+Shift+S打開快速樣式列表）。

然后就需要編號登場了。對一個系統的論文而言，這里不能應用普通的編號，要使用Word提供的多級列表。

寫到后面發現需要來前面補一句，在本篇中，我們需要多級列表來完成：建立一個”級別1、級別2……”的編號列表，然后把它們分別和我們已經設置完畢 的”標題1、標題2……”等樣式對應上。這件事是在多級列表的對話框中完成的，所以下面會大篇幅講這個對話框。多級列表是Word文檔編號的核心。

編號右邊的那個按鈕就是多級列表，雖然系統有一些自定義的，不過一般不會恰好符合論文要求，所以一律選擇建立新的多級列表，打開對話框。

左下角有個“更多”按鈕，首先點擊他打開全功能的多級列表對話框。

左邊可以選擇標題級別。需要依次對各級標題進行設置，一般哈工大論文推薦最多使用到4級標題，即只能使用章、節、條、款標題，再多就推薦各位重新編排一下論文的邏輯結構了。總之，這里9級標題完全夠用了。

注意下面的編號格式：

編號格式就是最后“1 畢業論文內容概述”的前面部分。那個1是Word內部的”域”，在此可以不用管它，你可以在前后加上漢字：“第”“章”，這樣編號依然是1,2,3，而最 后標題的效果就是“第1章 畢業論文內容概述”了。也就是說，那個“第1章”字樣，也完全可以由Word自動編號來做。不過軟件學院不允許使用這樣的章標題，只能是簡單的”1 “。

默認情況下，編號格式是：級別1[.級別2[.級別3[…]]]，如果你只想顯示第2節，而不想顯示1.2節，那么就在級別2的格式里把前面的級別1和點”.”刪掉編號樣式可以選用阿拉伯數字，或者羅馬數字等等。

這個選項非常重要，假設你選擇了”一、二、三”這樣的編號樣 式，那你自動在第二章中插圖時，圖片的編號就是“圖二-3”這樣的格式了，一般我常見的插圖都是”圖2-3″這樣的，所以輕易不要將編號樣式改成阿拉伯數 字以外的樣子，除非論文格式明確要求。

不過這也是Word的一個弱項：不能設置圖表編號的編號樣式，而必需跟章節掛鉤（可能這個是規范論文必需的？）。

至于對齊方式，一般當然都是左對齊，對齊位置和文本縮進位置可以自己點旁邊的上下小箭頭看一下，實際就是調節標題的懸掛縮進。另外，這里調整的只是標題。當標題超過一行的時候同樣應用這里的懸掛縮進。標題下面的段落由該段落的樣式控制，不在這里設置。

一般我喜歡利用那個設置所有級別按鈕，一次把全部對齊和縮進都設成0。

這個鏈接需要手動調節一下，級別1鏈接到標題1，級別2鏈接到標題2，直到標題5，因為我們前面要求了沒有更多的標題，所以多的也不用設了。

這里實際都不用調，默認就是正常的。起始編號就是指這個級別的編號從1開始，重新編號就是當前一個級別出現時重新編號這個級別。下圖為一個注釋的樣例：

最后推薦把右下角插入制表符改為插入空格：

改為插入空格。因為制表符會導致編號和標題之間的距離不可控制。上述設置需要對每個標題級別進行設置。

至此，基本的設置就完全結束了。盡情地打字吧，然后適當地按一下Ctrl+1，Ctrl+2應用不同的樣式，你會發現整個文檔的自動排版和自動編號完全自己完成了。

假如你在第一個標題前回車一下，換行了，但是上面空出來的那一行卻自動標上了”1″，原來的第一個標題變成了2，很著急怎么辦？按一下Ctrl+0，把它應用為正文樣式，你會發現整個段落的寬度和編號都恢復正常了。

最后，當寫到末尾參考文獻的時候，有時會要求這個“參考文獻”雖然是一級標題，但是不為它標上章節序號怎么辦？一般這種章節只是少數，將光標點到章節文字中間，注意上面現在編號按鈕是選中的，點擊它，把它取消即可。（這時如果后面還有標題1需要編號，則跳過這個標題接著前面的編號繼續，即相當于這個特殊標題1并不是級別1）。

因為默認的標題1樣式是跟多級列表綁定的，所以如果你后悔了，再重新應用標題1樣式，那編號就恢復了。

但是這種章節下面如果有2級標題，那后果就是這個標題2沿著前面的序號繼續了，前面是1.4那現在就是1.5。

也就是說，當那個多級列表末尾結束了，甚至還有“附件1附件2“這樣的標題需要編號，那就需要更多的多級列表了。

注意，建議先插入一個分節符，免得將來對這部分“附件”的頁眉頁腳做更多調整。

因為正文樣式沒有綁定過多級列表，因此首先寫附件1的內容，把它應用標題1樣式。光標停在此處，重新按照上面的方法選擇一個新的多級列表。選中此項：

然后下面的標題1、標題2等等樣式，就和這個全新的多級列表綁定了。

到前面三篇為止論文的正文部分已經可以很漂亮地排出來了，本篇繼續補充上一篇的編號之后的內容，即給圖表編號，同時為之前編號的內容生成目錄。

其實本篇中提到的大部分內容都不用改，只是使用對話框里的默認設置即可，不過還是說一下它們的關系。

在任意一張圖或者表上面點擊右鍵，選擇插入題注，來插入圖表的題注說明。

彈出對話框中需要注意，一般國內論文常見的標簽是”圖1-2″或”表3-1″之類的形式，前面是大章節編號，后面是圖表在章節中的序號。但是“圖”“表”標簽Word里默認都沒有，需要手工點擊“新建標簽”按鈕加上。

同時默認也不會加上章節編號，因此點擊“編號”按鈕把“包含章節號”選中。由于論文圖表的編號要求前面的是章節號，因此相關聯的樣式直接用默認的標題1樣式(即章標題的樣式)。

注意，圖、表等標簽是由Word本身來管理的，因此當你把這個docx拷貝到其他機器上以 后，對方在進行Word各項操作時是無法看到這個標簽的（比如生成圖表目錄、建立交叉引用之類）。解決的辦法是，在其他機器上也隨便弄張圖點右鍵選擇插入 題注，在該對話框中把“圖”“表”添加進去。

一般圖的題注要求在圖片下方，表的題注要求在表格上方，注意選擇即可。

題注本身的段落由題注樣式控制，這個在樣式那篇有所提及。

大多數時候，我們在圖表上下文都可以看到“如圖1-3所示”這樣的文字。顯然，按照我寫本系列的目的是絕對不會允許手工輸入這類文字的。一般我的做法是先輸入“如所示”字樣，然后插入圖表的題注，然后就使用交叉引用了。

把光標停在正文的任意一個地方，在插入或者引用下面找到交叉引用，打開插入交叉引用對話框。

在打開的對話框中選擇要插入的標簽，并將引用內容的默認值改為只有標簽和編號。

如果你的題注格式是包含了章節號的”圖1-3″，那么這時你插入的標簽就只是”圖1-3″了，正文就變成了“如圖1-3所示”。類似的，這里引用類型不止是圖表，還可以是段落編號，這樣也就可以實現“如1.2.1節所述”等更多的用法了。

交叉引用的好處就是，當你插入新的一節，導致了圖表的編號有改變，此時正文雖然不會自動改正，但可以手工右鍵某個交叉引用，選擇“更新域”，然后就 自動更正了。更方便的做法是，Ctrl+A全選整篇文章，在任意一個有域的地方（交叉引用、編號、甚至目錄）右鍵，選擇更新域，有目錄時會彈出一個對話框 選擇“更新整個目錄”即可。這樣全文的編號就正常了。

如果引用類型選擇了標題，那為了讓這個交叉引用跟著標題編號變化，右邊引用內容需要選擇標題編號(完整上下文)。

交叉引用也有麻煩之處，當不小心刪掉了一個題注或者其他編號，它相關的交叉引用均會變成“無法找到引用源”提示，即使你重新加回了一樣的題注或編號也不行，因為域已經變了。所以建議就是，輕易不要刪除一個帶編號的段落，即便你要修正它的內容，也不要先刪掉它再改，先把內容填在一個地方，再把前后不要的文字刪掉。

舉一個例子，Word的引文管理其實很麻煩，雖然可以智能地加入參考文獻的內容，但是引文也要手工輸入，而實際上我都是從知網拷貝了引文格式字符串過來的（例如”余慧佳;劉奕群;張敏;茹立云;馬少平;基于大規模日志分析的搜索引擎用戶行為分析[J].中文信息學報,2007, (01):109-114. “）。

然后我將這些參考文獻全部列到文章最后，不用多級列表，而用簡易的編號方式給它們每段編號。然后按照要求在正文中需要標明的地方加入編號如”[2]”等。但是當我對參考文獻進行了修改時，就發生了前面說的交叉引用混亂問題。

因為交叉引用和域之間有緊密的關系，且跟我們實際看到的編號沒有必然相關，所以還是那句話，不要輕易刪掉含域的段落，即使你想修改它。這樣，我們就能舒心地利用Word自動編號了。

有了編號就可以插入各種目錄了，在引用菜單下有普通的目錄、圖表目錄可以插。

在Word2003時，據侯捷先生所說，目錄的插入是Word通過“抽取所有包含標題1、標題2等樣式的段落”得來的，因此他推薦你要建立自己的樣式時，要把自己的“我的標題一”樣式選擇基于系統的標題1。

但現在不用那么麻煩了，如果根據前幾篇之前的設置來的話，現在我們的章標題都有了兩個屬性：它即是”標題1″，同時在段落里也是”大綱級別1″。

在引用下選擇目錄，如果懶的話可以直接選擇自動目錄一，或者選擇下面的“插入目錄”

因為自動目錄不用設置，這里說一下插入目錄的對話框。一般我們選擇3個級別，即論文要求目錄最多顯示3級標題。點擊選項按鈕可以看到：

Word實際上抽取了帶有這些樣式的段落，和指定了大綱級別的段落，根據它們來生成目錄。

目錄的級別1、2、3等，則又是由目錄1、目錄2等樣式控制，在生成目錄之后快速樣式表里可以看到它們。例如軟件學院給的模板往往要求目錄的級別1要加粗，在目錄1樣式上設置即可。

類似這些按鈕可以插入圖表的目錄，不過我們沒有要求過，跟插入目錄的對話框類似，點擊選項按鈕都能看到這個目錄是如何跟樣式相關的。